POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE BASES DE DATOS PERSONALES

Los titulares de los datos personales contenidos en las bases de datos de OPTILINK S.A.S, tienen derecho:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a OPTILINK S.A.S o frente al Encargado del Tratamiento designado. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a OPTILINK S.A.S, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado por parte de OPTILINK S.A.S o por parte del Encargado del Tratamiento designado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento OPTILINK S.A.S o el Encargado designado, han incurrido en conductas contrarias a Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Tomar las medidas orientadas a conservar la información bajo las condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Tomar las medidas para que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8.1Autorización

Optilink S.A.S se limitara únicamente a realizar la recolección de datos que sean pertinentes para el desarrollo de la actividad de la compañía, estos serán recolectados acorde con la normatividad vigente en la Ley Colombiana.

8.2Autorización del titular

Optilink S.A.S. requerirá autorización previa e informada por parte del titular a más tardar en el momento de la recolección de datos, informando las finalidades específicas de dicha información. En caso de algún cambio sustancias a esta política Optilink notificara al titular de dichas variaciones de manera anticipada para obtener una nueva autorización.

La compañía podrá hacer uso de los datos con tratamiento como públicos encontrados en cualquier base y de igual forma se entenderá su tratamiento acorde a la naturaleza de públicos.

8.3Suministro de la Información

Optilink podrá suministrar la información recolectada en los siguientes casos:

• Terceros autorizados por el Titular o por la ley.
• Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
• Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

8.4 Revocatoria de Autorizacíon

Los titulares podrán solicitar la revocación de la autorización de tratamiento de datos personales mediante petición acorde con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

El tratamiento de datos en OPTILINK S.A.S Corresponde a las operaciones de recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de acuerdo al objeto comercial de la organización.

• FASE DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
• Realizar confirmación de Referencias Personales y laborales.
• Realizar la visita domiciliaria (caso Teletrabajadores)
• Consulta de antecedentes
• Enviar información personal a clientes para fines específicos.
• FASE DE CONTRATACIÓN Y VIGENCIA DEL TRABAJADOR.
• Realizar confirmación en las entidades EPS, Fondo de Pensiones, Cajas de Compensación familiar y entidades Financieras.
• Elaboración de contrato laboral.
• Entrega y verificación de exámenes médicos ocupacionales y apertura de cuenta de nómina.
• Entrega de dotación y elementos de protección personal
• Realizar evaluaciones médicas ocupacionales periódicas.
• Investigar y analizar accidentes e incidentes de trabajo.
• Elaborar evaluación de desempeño
• Confirmar la asistencia de los trabajadores a las capacitaciones.
• Realizar al interior de la compañía actividades de bienestar (recreativas, culturales y deportivas) para los trabajadores.
• Contactar a un familiar en caso de una emergencia presentada al interior de la empresa o en el desarrollo de sus actividades.
• Tener un registro de fechas de ingreso y edad de los trabajadores cotizantes AFP, para prestar apoyo en el momento de solicitud de pensión.
• Brindar apoyo a los trabajadores en los trámites con Cajas de Compensación.
• Enviar información a la ARL para gestionar los trámites de afiliación y reportes de accidentes de trabajo, a través de las áreas de contratación o Salud Ocupacional.
• Enviar información al proveedor de exámenes médicos.
• Enviar información al área financiera para realizar los pagos a los que haya lugar.
• Realizar incrementos salariales o cambios de cargo.
• TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN CLIENTES.
• Realizar visitas de seguimiento comercial.
• Realizar visitas de soporte técnico.
• Efectuar solicitudes de servicio al cliente.
• Elaborar cotizaciones y contratos comerciales.
• Realizar recaudo y facturación.
• Gestionar servicio posventa a los clientes.
• Realizar prospección y mantenimiento de clientes.
• Solicitud de evaluaciones periódicas.
• Para hacer seguimiento de peticiones, quejas reclamos y solicitudes.
• Para realizar gestiones comerciales en servicios propios.
• TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PROVEEDORES.
• Efectuar solicitud de productos y servicios.
• Realizar selección, evaluación y reevaluación de proveedores y contratistas
• Elaborar facturación y pago de obligaciones.
• Realizar cotizaciones y órdenes de compra.
• Realizar seguimiento de quejas, reclamos y solicitudes.



Para cada una de las finalidades de los trabajadores, clientes y proveedores autorizan la permanencia de la información en las bases de datos de OPTILINK S.A.S

• CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN
• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.